Tudo o que o Vellum faz por um gabinete de arquitetura

Cada projeto tem um identificador único no gabinete, um cliente, um escritório e, se quiser, um colaborador responsável. O estado diz em que ponto está: Novo, Documentação em falta, Pronto, Em curso ou Concluído. O estado muda em qualquer sentido — um projeto concluído volta a Em curso se o cliente regressar com alterações.

Enquanto o projeto está Em curso, a equipa regista a fase em que se encontra. As fases vêm do tipo de projeto, que descreve as etapas do seu método — Estudo Prévio, Licenciamento, Projeto de Execução — e a duração esperada de cada uma. O separador Histórico de Fases guarda a data de cada mudança, e é daí que saem as estatísticas de duração.

A lista de projetos mostra o estado, a fase, a data limite e o responsável de cada projeto, e assinala os que já passaram a data limite. Filtra por fase, estado e tipo, e a pesquisa procura em todos os campos. No painel, o Resumo do Dia junta os eventos de hoje e os prazos próximos e em atraso.

Cada projeto tem um separador Ficheiros com uma pasta por fase do tipo de projeto e as pastas livres que quiser criar, para especialidades, estudos ou documentos do cliente. Carrega a partir do computador até 100 ficheiros de cada vez, com até 500 MB cada um.

O Vellum aceita os formatos com que um gabinete trabalha: PDF, documentos Office, imagens, ZIP, RAR e 7z, DWG, DXF e DWF, RVT e RFA, IFC, NWD e NWC, SKP, 3DM, OBJ, STL, glTF, FBX, 3DS, ficheiros do Blender e do Cinema 4D, e vídeo. Os ficheiros ficam guardados e prontos a descarregar, e abrem-se no software de cada pessoa.

Nas fases marcadas como revisão, cada ficheiro tem um estado — Pendente de Revisão, Aprovado ou Alterações Pedidas — e um histórico com quem reviu, a decisão, a nota e a data. Não há versões automáticas: uma nova versão entra como ficheiro novo, numa nova submissão (Submissão #2, Submissão #3…), e as anteriores ficam guardadas com o seu histórico.

Nos planos Core e Professional, cada cliente pode ter uma conta no portal do cliente: uma aplicação web com o endereço do seu gabinete, que funciona no computador e se instala no telemóvel. É a equipa que cria a conta, com uma palavra-passe gerada automaticamente que pode enviar ao cliente por e-mail — ninguém se inscreve sozinho.

No portal, o cliente vê os seus projetos e as fases em que estão. Nas fases marcadas como revisão de cliente, abre e descarrega os ficheiros e aprova ou pede alterações em cada um, ou em vários de uma vez; quando pede alterações, a nota é obrigatória. Cada nova submissão numa dessas fases envia-lhe um e-mail com a ligação para o portal.

O cliente vê também o histórico de revisão e os eventos em que participa, que pode adicionar ao seu calendário, e pode escrever ao gabinete a partir do portal. Não carrega ficheiros e não vê os outros clientes, a equipa, o calendário do gabinete nem a faturação.

O calendário junta a agenda de toda a equipa, com vistas de mês, semana e dia. Cada evento tem um título, uma hora de início e de fim, um escritório e um tipo. A empresa começa com três tipos — Reunião, Visita de obra e Prazo — e os Admins podem criar outros.

Um evento pode ficar ligado a um projeto, e aparece então também no separador Eventos desse projeto. Pode convidar colaboradores e clientes: cada participante tem um estado — Pendente, Confirmado ou Recusado —, e os clientes recebem um e-mail quando o evento é criado ou alterado e veem-no no portal.

As estatísticas usam o que a equipa já regista — estados, fases e datas — sem trabalho extra. O número de separadores depende do plano: o Free tem a Visão Geral; o Core junta Entregas e Tipos de Projeto; o Professional tem oito separadores: Visão Geral, Entregas, Clientes, Volume, Tipos de Projeto, Duração de Fases, Escritórios e Bottleneck.

No Core, compara a duração real de cada fase com a esperada, nos projetos concluídos. No Professional, a Duração de Fases mostra a média de dias de cada fase face à estimativa, as Entregas mostram os atrasos face às datas previstas, e o Bottleneck identifica os projetos parados em Documentação em falta ou à espera da revisão do cliente, além dos que estão em curso há mais tempo.

No plano Professional, a empresa pode ter os escritórios de que precisar; o Free e o Core têm um. Cada projeto e cada evento pertencem a um escritório, e os Admins gerem os escritórios na página Localizações.

O separador Escritórios das estatísticas compara o volume e o desempenho dos projetos de cada escritório. Não há permissões por escritório: toda a equipa vê o trabalho de todos os escritórios, o que mantém a informação num só sítio quando as pessoas trabalham entre filiais.

Há dois níveis de permissão. Os colaboradores Gerais criam e editam projetos, clientes e eventos, reveem ficheiros e podem eliminar clientes. Os Admins também gerem colaboradores, permissões, escritórios e tipos de projeto, e podem eliminar projetos. Quem cria a empresa é o proprietário: é sempre Admin e é quem trata da faturação.

Para entrar na equipa, o colaborador inscreve-se e recebe um código de 6 dígitos, válido durante 4 horas. Envia-o a um Admin, que o introduz em Colaboradores, e o colaborador entra como Geral. No Core e no Professional, cada pessoa ocupa um lugar na subscrição; o Free é para uma só pessoa.

A visibilidade é por empresa: todos os colaboradores veem todos os projetos, clientes e eventos, para que ninguém fique à espera de uma partilha.

No plano Professional, cada projeto tem um separador Histórico de Ações, e os clientes, colaboradores e escritórios têm um botão Ver histórico. Cada entrada diz quem fez o quê e quando: quem criou ou atualizou o projeto, quem acrescentou uma fase, quem repôs a palavra-passe de um cliente.

Quando alguém pergunta porque é que um projeto mudou, a resposta está no próprio registo, sem depender da memória de ninguém.