Como organizar ficheiros CAD num gabinete de arquitetura

Todos os gabinetes conhecem o ficheiro planta_final_v3_DEFINITIVO_agora_sim.dwg. Não é uma anedota — é o sintoma de um sistema que nunca foi desenhado, apenas acumulado. Organizar ficheiros CAD não exige software sofisticado nem disciplina militar: exige três decisões tomadas uma vez, e cumpridas sempre. Este guia mostra quais.

O caos típico (e porque acontece)

O desarrumo dos ficheiros num gabinete segue quase sempre o mesmo padrão:

• Pastas por pessoa, não por projeto. Cada colaborador tem "a sua" versão no computador, e a verdade está espalhada por três máquinas e um disco externo.
• O e-mail como arquivo. A versão enviada à câmara está num anexo de março. A do cliente, noutro anexo. Qual delas é a atual? Depende de a quem perguntar.
• Nomes sem convenção. final, final2, finalissima, NOVA_final. Cada nome destes é uma decisão futura adiada para o pior momento possível.
• Sem noção de fase. O mesmo ficheiro serve o anteprojeto e o licenciamento — mas com alterações pelo meio que ninguém registou.

O custo não é estético. É tempo faturável perdido à procura, é o risco de submeter a versão errada à câmara, e é a impossibilidade de responder com confiança a "o que foi entregue e quando?".

Estrutura de pastas por fase que funciona

A decisão estrutural mais importante: organizar por projeto → fase → tipo de conteúdo, nunca por pessoa nem por ano. Um modelo concreto, copiável:

2026-034-moradia-cascais/
  01-estudo-previo/
    desenhos/
    referencias/
    apresentacoes-cliente/
  02-anteprojeto/
    desenhos/
    especialidades/
    estimativas/
  03-licenciamento/
    submetido/          ← o que foi para a câmara, intocável
    em-curso/
    pareceres/
  04-projeto-execucao/
    desenhos/
    especialidades/
    mapas-quantidades/
  05-assistencia-obra/
    esclarecimentos/
    alteracoes/
    telas-finais/

Duas regras tornam esta árvore robusta:

• A pasta submetido/ é imutável: o que entra ali nunca mais se edita. Corrigir é criar nova versão em em-curso/ e submeter de novo.
• Nada vive fora da árvore. Se um ficheiro "ainda não tem sítio", o sítio é a fase atual — nunca o ambiente de trabalho de alguém.

Convenções de nomes e versões

Uma convenção só funciona se couber num post-it. Sugestão testada:

[projeto]-[fase]-[conteudo]-v[NN].ext
2026-034-LIC-planta-implantacao-v03.dwg

• Número de projeto primeiro — agrupa tudo no explorador de ficheiros, mesmo fora da árvore.
• Fase abreviada (EP, AP, LIC, PE, AO) — identifica o contexto sem abrir o ficheiro.
• Versões com dois dígitos — v03, nunca final. A palavra "final" está proibida por convenção: é sempre mentira ao fim de uma semana.

Camadas e referências externas (Xrefs)

As referências externas só funcionam se viverem dentro da árvore do projeto e forem ligadas por caminhos relativos. Uma Xref que aponta para C:\Users\ana\Desktop\levantamento.dwg parte-se no dia em que outra pessoa abre o desenho — ou em que a pasta do projeto muda de sítio.

Regras que evitam a maioria dos problemas:

• As referências ficam na fase a que pertencem. O levantamento topográfico, a base de arquitetura e os desenhos das especialidades vivem numa subpasta da fase (por exemplo, 02-anteprojeto/referencias/), nunca numa pasta pessoal.
• Caminhos relativos, sempre. No AutoCAD, ao anexar uma Xref, escolha o caminho relativo; no Revit, os modelos ligados também podem usar caminhos relativos. Assim, a árvore inteira pode ser copiada ou arquivada sem partir ligações.
• Um padrão de camadas, para todos os projetos. Nomes de camadas com o prefixo da especialidade e o tipo de elemento, iguais em todos os projetos do gabinete. A norma ISO 13567 é uma boa referência para quem quer partir de um padrão existente.
• Empacotar antes de enviar. Um DWG enviado sozinho chega sem as suas referências. Antes de entregar a um consultor ou de carregar numa plataforma, junte o desenho e as Xrefs num pacote — o eTransmit do AutoCAD faz isso — ou num ZIP.

Revisão e aprovação antes de sair porta fora

O momento mais perigoso na vida de um ficheiro é a saída do gabinete — para o cliente ou para a câmara. Vale a pena formalizar um passo de revisão: quem desenhou não é quem aprova, e a aprovação fica registada com data e autor. Num sistema dedicado, este fluxo faz parte da ferramenta: os entregáveis carregam-se para a pasta de uma fase e passam por revisão e aprovação ficheiro a ficheiro — da equipa e, nas fases de revisão de cliente, do próprio cliente —, com cada decisão registada.

Automatizar: quando as pastas deixam de chegar

A estrutura acima funciona em qualquer sistema de ficheiros. O seu limite é serem as pessoas a cumpri-la — e ao terceiro prazo apertado, alguém não cumpre. Uma plataforma de gestão de projetos leva o mesmo modelo mas torna-o estrutural: os ficheiros pertencem a fases de projeto por construção, cada nova versão entra como uma nova submissão (Submissão #2, Submissão #3…) sem apagar as anteriores, e o histórico de quem reviu e aprovou o quê fica registado sem esforço. Os ficheiros CAD e BIM — DWG, DXF, RVT, IFC e outros — guardam-se até 500 MB cada, e abrem-se no software de cada pessoa. Se está a avaliar esse passo, o nosso guia de escolha de software para arquitetos ajuda a separar o essencial do acessório — e a gestão de projetos completa é o contexto onde os ficheiros encaixam.